ИТ аутсорсинг, it-premium

it_premium


Блог компании IT-Premium


Previous Entry Share Next Entry
Сервис проведения совещаний
mprokopov wrote in it_premium
Сталкивались ли вы с ситуацией, когда провели встречу, потратили пару часов времени кучи людей и после этого совершенно не понятно, зачем потратили, что это было?

Внедрив управление совещаниями в IT-Premium через сервис Solid мы драматически сократили бесцельно потраченное время каждого из участников.

Первый квест, с которым мне удалось столкнуться это то, как же все-таки создавать meeting? Оказывается, при создании события в вашем Google Calendar сервис Solid автоматически синхронизирует данные и создаст пустую встречу без списка обсуждаемых вопросов (Agenda), но с названием, с которым у вас создано событие в календаре.



Теперь каждое совещание имеет свой тайминг, и нужно стараться завершить совещание в отведенное для этого время.

Кроме того, для проведения совещания вам обязательно нужно заполнить Agenda, список вопросов к обсуждению.

Само обсуждение проходит в следующей форме:
- перешли к заметке из списка вопросов
- обсудили, что нужно делать по этому вопросу
- добавили Action item (действие по данному вопросы),
- обязательно выбирали исполнителей действия, одного или несколько
- поставили дату выполнения (обязательно)


По завершению совещания есть возможность отправить итоги совещания на почту, экспортировать в Slack или Evernote, при чем отправляются итоги совещания всем исполнителям.

Затем, когда наступает время для следующего совещания мы используем предыдущие Action items для контроля выполненных действий.

Настроив интеграцию сервиса Solid с Trello через Zapier мы смогли работать в Trello с карточками, которые по сути Action Items, которые были обсуждены. Теперь в Trello можно их передвигать по статусам задач. "В работе", "Выполнено".


После активного использования очень интересно посмотреть на статистику проведения совещаний:



Самый нагруженный совещаниями день – вторник, и чаще всего проводятся совещания в обеднее время с 13:00 до 14:00.

Для меня очень важной фишкой оказалось задать правильное направление обсуждения и при отклонении от обсуждаемой темы, что бывало неоднократно, мы быстро возвращались к конструктиву.

?

Log in

No account? Create an account