Внедрив управление совещаниями в IT-Premium через сервис Solid мы драматически сократили бесцельно потраченное время каждого из участников.
Первый квест, с которым мне удалось столкнуться это то, как же все-таки создавать meeting? Оказывается, при создании события в вашем Google Calendar сервис Solid автоматически синхронизирует данные и создаст пустую встречу без списка обсуждаемых вопросов (Agenda), но с названием, с которым у вас создано событие в календаре.
Теперь каждое совещание имеет свой тайминг, и нужно стараться завершить совещание в отведенное для этого время.
Кроме того, для проведения совещания вам обязательно нужно заполнить Agenda, список вопросов к обсуждению.
Само обсуждение проходит в следующей форме:
- перешли к заметке из списка вопросов
- обсудили, что нужно делать по этому вопросу
- добавили Action item (действие по данному вопросы),
- обязательно выбирали исполнителей действия, одного или несколько
- поставили дату выполнения (обязательно)
По завершению совещания есть возможность отправить итоги совещания на почту, экспортировать в Slack или Evernote, при чем отправляются итоги совещания всем исполнителям.
Затем, когда наступает время для следующего совещания мы используем предыдущие Action items для контроля выполненных действий.
Настроив интеграцию сервиса Solid с Trello через Zapier мы смогли работать в Trello с карточками, которые по сути Action Items, которые были обсуждены. Теперь в Trello можно их передвигать по статусам задач. "В работе", "Выполнено".
После активного использования очень интересно посмотреть на статистику проведения совещаний:
Самый нагруженный совещаниями день – вторник, и чаще всего проводятся совещания в обеднее время с 13:00 до 14:00.
Для меня очень важной фишкой оказалось задать правильное направление обсуждения и при отклонении от обсуждаемой темы, что бывало неоднократно, мы быстро возвращались к конструктиву.
