Category: it

Проектирование бизнес-процессов. Описание процессов в текстовом виде.

Не один день меня мучает вопрос, как же правильно описывать бизнес-процессы и для чего это нужно вообще?

Для чего их вообще описывать? Позвольте поведать небольшую историю. Мы стартовали бизнес в 2007 году, развивая его постепенно, наращивая клиентскую базу, набирая сотрудников и делали это, в основном, по наитию. То есть примерно так: зашиваемся при приеме заявок, давай примем на работу еще одного системного администратора. Приняли. Заявок стало больше и чаще, давай примем еще одного. Приняли. Не хватает времени для возни с бумажками и договорами, давай принимать девочку. Нашли годную девочку и приняли на работу. Знакомо? А что происходит следующим шагом?

Правильно, каждый понимает сферу своих обязанностей по-своему. Каждый раз при приеме на работу нового сотрудника необходимо заводить аккаунты, обучать работе в системе. Поэтому чаще всего прибегают к созданию документа – должностной инструкции. Это и есть проектирование бизнес-процесса, только осуществляемое с конца. А можно ли иначе?

Оказывается можно, и для этого необходимо описать как работает бизнес с точки зрения процессного подхода. Рассмотрим на примере "девочки", которая стала создавать счета и отправлять клиентам. Зачем это делать? Как делать это лучше? На эти вопросы должна ответить модель процесса. У каждого процесса есть вход и выход.


На данной схеме может быть два входа: либо наступила дата создания счета, либо поступил запрос на создание счета клиенту. В качестве выхода полученный клиентом счет. Что происходит между входами и выходом и есть проектирование процесса. Там могут быть ветвления, подпроцессы, события и прочие штуки.

Проектируя процесс мы выставляем кубики-действия, назначаем ответственных и контролируем выполнение. Теперь самое время приступить и попробовать спроектировать процесс.

Для того что бы начать строить карту бизнес-процессов я рекомендую использовать метод прогрессивного джипега. Сначала крупными мазками-блоками соединить вход и выход и постепенно детализировать подпроцессами и ветвлениями.

Каким языком можно пользоваться для описания процессов?

Есть несколько видов графического отображения, так называемые нотации. Среди них EPC, BPMN. То, что вы видите на картинке выше, BPMN. Однако, для графического построения таких штук необходимо специализированное (и, как правило, дорогое) программное обеспечение. Но можно применить и подход называемый текстовым описанием.

Пример выше будет выглядеть так:

BP-01 - Создание счета
Актор: бухгалтер
Основной поток

  1. Подходит дата/время для создания счетов

  2. Актор создает счет в учетной системе и отправляет на e-mail контрагенту

  3. Клиент получает счет

Расширения
1a

1a1. Актор получает запрос на создание счета от менеджера клиента
1a2. Переход к п. 2

Вот более расширенный пример текстового описания бизнес-процессов.

Будем считать, что после небольшой практики моделировать бизнес-процессы мы научились. А для чего это все нужно? Если кратко, то для улучшения. Определитесь с тем, что именно вы хотите улучшать в данном процессе и действуйте. Однако  необходимо помнить, управлять можно только тем, что измеряешь. Если хотим улучшить количество создаваемых счетов, то прийдется измерять как много и как часто создается счет, собирать статистику в отчеты и анализировать-анализировать.

И только анализ может подсказать как быть, нанимать нового сотрудника, или отдать часть процесса (или даже весь) на аутсорсинг. Чаще всего более выгодным оказывается именно последний вариант.

И если вы понимаете, что для улучшения ИТ прийдется нанимать новых людей или увольнять текущих, подумайте о том, что бы обратиться к компании IT-Premium, чтобы ИТ процессы были измеримыми, контролируемыми и улучшаемыми.